GV Excelsior verwerkt net zoals alle (sport)verenigingen persoonsgegevens. Met de komst van de nieuwe privacywet willen wij je hierover graag informeren. In deze infomail geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door GV Excelsior.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Er zijn vele soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens verwerken, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Van wie verwerkt GV Excelsior persoonsgegevens?
- Leden en vrijwilligers van GV Excelsior;
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij onze vereniging of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad. Denk aan sponsoren.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen van GV Excelsior verwerken persoonsgegevens. Dit kunnen bestuursleden zijn, maar ook commissieleden en leiding. Het verwerken van de persoonsgegevens gaat o.a. via de mail/leiding. Daarnaast staan sommige persoonsgegevens van leden vermeld op de website en sociale media (facebook, instagram enz) van GV Excelsior.
Waarvoor verwerkt GV Excelsior persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van GV Excelsior of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger. Als je eenmaal lid of relatie bent van GV Excelsior, willen we je goed van dienst zijn en blijven.
- Contact onderhouden en informeren
Je naam en adresgegevens hebben we nodig voor info over lidmaatschap gerelateerde zaken. Ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
- Promotie- of marketingdoeleinden
Zoals je misschien wel weet, is GV Excelsior actief op sociale media en haar website. Hier worden af en toe foto’s van activiteiten op geplaatst. Denk hierbij aan het jeugdkamp, uitvoering, wedstrijden, trainingen. Ook kan het zijn dat er namen van leden worden genoemd in zo’n publicatie. Leden die hebben deelgenomen aan wedstrijden en/of prijzen hebben behaald, noemen we natuurlijk graag even!
- Praktische zaken
Ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie en statistische analyses.
Verwerkt GV Excelsior ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij alleen deze persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
Hoe gaat GV Excelsior met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard, niet langer dan noodzakelijk voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Binnen het bestuur (en evt. KNGU) kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door bestuursleden, leiding of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
Binnen de afzonderlijke groepen gebruikt de leiding naam, geboortedata, lidnummer en telefoonnummer om leden en ouders/verzorgers te informeren of in te schrijven voor wedstrijden.
Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Persoonsgegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden na uitschrijving bewaard in Digimembers, het verwerkingsprogramma van de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie (KNGU). Gymverenigingen gebruiken dit programma om de verenigingsledenadministratie op een veilige manier te beheren. Wanneer een lid zich uitschrijft en zich vervolgens na een bepaalde periode weer aanmeldt, kunnen de gegevens automatisch worden teruggehaald. GV Excelsior gebruikt de wettelijke standaard bewaartermijn van zeven jaar.
Kan ik zien welke gegevens GV Excelsior van mij verwerkt?
De gegevens kun je niet van ‘buitenaf’ inzien. Natuurlijk kun je te allen tijde vragen aan het bestuur welke gegevens van jou worden verwerkt.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door GV Excelsior kun je terecht bij het bestuur: ledenadm@gvexcelsiorgoor.nl
Waar geef ik toestemming voor?
Natuurlijk zijn sommige gegevens broodnodig voor de organisatie van een vereniging. GV Excelsior moet haar leden kunnen contacteren door middel van mail of telefoon. Toch kan GV Excelsior zich voorstellen dat niet iedereen staat te springen om foto’s of video’s van zichzelf terug te zien op facebook of de website. Daarom geeft GV Excelsior je de mogelijkheid om hier wel of geen toestemming voor te geven. Wij zorgen er dan ook voor dat de toestemming bij de desbetreffende leiding terecht komt, zodat deze hier rekening mee kan houden. Deze toestemming kan je altijd weer intrekken.
LINK naar toestemmingsformulier
Contactgegevens
GV Excelsior Goor
Oude Needseweg 3
7475 MG Goor
Laatst bijgewerkt op 7 juni 2018